Irene Di Natale Logo
Contattami
essere produttivi o solo occupati?

produttività o solo troppe cose da fare?

Lascio immediatamente la parola a Giorgia Martinucci, che con questo post che ha scritto per me solleva una questione spinosa e offre degli spunti molto utili per risolverla. Buona lettura!

Alzi la mano chi è mai arrivato a fine giornata senza concludere nulla di quello che si era prefissato al suo inizio! 

Eccomi all’appello! Gestire il proprio tempo e le priorità lavorative non è facile, soprattutto se lavori in proprio. 

Per tanto tempo mi ero arresa al fatto che non fosse possibile domare la propria lista di cose da fare, poi però un’esperienza lavorativa mi ha fatto cambiare idea. E seppur io non sia ancora immune da frequenti ricadute, ho fatto degli enormi passi avanti dagli albori della mia carriera. 

Mettiamo in funzione il giratempo (chi ha letto Harry Potter sa di cosa parlo!) per tornare a qualche anno fa, nella grigia e piovosa Albione, dove ha inizio questa storia. 

Per buona parte dei miei vent’anni ho infatti vissuto proprio nella capitale britannica, dove ho lavorato per tante aziende molto diverse tra loro, per dimensioni, tipologia e staff. 

Ho collezionato un sacco di esperienze e osservato tanti modi diversi di lavorare, da uffici in cui le persone si spostavano sullo skate ad altri dove le scarpe da tennis non erano considerate calzature adatte per presentarsi a lavoro. 

C’è stato un momento in particolare però che mi ha fatto capire quanto stessi gestendo male il tempo.

Londra è una città frenetica e i ritmi di lavoro sono altrettanto veloci, l’ambiente delle agenzie pubblicitarie (dove lavoravo), poi, dipende completamente dalle richieste dei clienti. 

Così per tanto tempo, seguendo anche quello che facevano i miei colleghi, le mie giornate erano scandite proprio dalle riunioni ma soprattutto dalle mail e dalle telefonate che arrivavano dai clienti e alla fine non avevo mai tempo durante le 8 ore di lavoro per fare tutto il resto, ovvero la parte più operativa per cui i clienti effettivamente pagavano. Mi ritrovavo a passare un sacco di tempo in ufficio per mettermi in pari, dovendo dire no a cene e aperitivi con gli amici. 

Questo era considerato lo standard e in ufficio non ero mai da sola nel fare questi straordinari. Da una parte eravamo tutti ragazzi giovani e spesso trovavamo modo anche di divertirci durante queste lunghe giornate in ufficio e quindi per molto tempo ho messo i paraocchi e non credevo la realtà potesse essere diversa

È successo però che il nostro più grande cliente ha smesso di lavorare con noi e ho dovuto trovare un nuovo impiego. 

Quando ho iniziato a lavorare nella nuova agenzia mi sono portata dietro tutte le mie vecchie abitudini: interrompevo i miei colleghi ogni momento con le richieste appena arrivate dal cliente, smettevo di lavorare a qualcosa per farne un’altra perché l’avevo chiesto il cliente, anche se non era urgente, e nel giro di poco mi sono ritrovata a lavorare fuori dall’orario d’ufficio come prima, con l’unica differenza che questa volta ero sola

Non mi ci è voluto molto per capire che stavo sbagliando qualcosa e quando tutte le riunioni di orientamento furono terminate e finalmente anche le mie giornate erano regime, mi misi a osservare come lavoravano i miei colleghi:

  • c’era la designer Anna che non voleva essere mai interrotta e lavorava a blocchi di 2/4 ore in completo isolamento con le cuffie per concentrarsi al massimo sulla grafica che doveva creare
  • c’era il mio capo John che non voleva che le mail fossero più lunghe di un elenco puntato con 4 punti
  • c’era l’account manager Julia che chiedeva sempre ai clienti quanto realmente fosse urgente la loro richiesta 
  • c’era il project manager Youssef che esigeva che tutto fosse inserito nel nostro software gestionale

All’inizio quando Anna mi rispondeva “Non ora” rimanevo infastidita, quando Youssef ci ricordava continuamente di loggare tutto mi veniva il latte alle ginocchia e quando dovevo scrivere al mio capo ero un po’ intimorita.   

Ben presto ho capito che in realtà avevano ragione loro e in poco tempo, grazie al loro aiuto, ho iniziato a gestire meglio la mia giornata lavorativa. 

Come gestire meglio il tuo tempo

Oggi voglio condividere quello che ho imparato con te! Magari sai già a conoscenza di quello che sto per dirti, ma in caso contrario, fidati, ti farà svoltare! Ancora oggi applico tutto questo nel mio lavoro da freelance e mi consente di bilanciare meglio vita lavorativa e non. Vuoi fare un salto di qualità? Allora leggi qua:

  • Il tuo tempo e la tua concentrazione sono preziosi, devi difenderli! Se devi portare a termine un compito hai il diritto di non avere la mail aperta, di non prendere telefonate dai clienti e di dire no ai colleghi che vogliano chiederti qualcosa, anche se veloce.
  • Aiuta gli altri ad aiutarti. Otterrai risultati migliori se non interrompi le persone ogni due per tre (di persona o via mail) e se gli consenti di capire chiaramente cosa devono fare e perché. C’è un tempo e un modo per fare le tue richieste, devi solo capire qual è il migliore per tutte le parti coinvolte. 
  • La tua lista delle cose da fare non può dipendere dalle mail e dalle chiamate che ti arrivano nel corso della giornata. In questo modo passerai da una cosa all’altra senza logica, stressandoti più del dovuto. Organizza quello che devi fare in base ad altri criteri e non lasciarti distrarre se non strettamente necessario (es. urgenze reali).
  • È ok far aspettare i clienti. Non esagerare né in un senso (accontentandoli subito a scapito di altro) né in un altro (facendoli aspettare oltremodo). Regola fin da subito le aspettative stabilendo delle tempistiche realistiche.  
  • Se una mail, una riunione o una telefonata può essere evitata, evitala. I software gestionali servono a questo! In questo modo rispetterai il tempo degli altri e gli permetterai di seguire meglio il progetto piuttosto che mettere insieme i pezzi del puzzle da mail diverse, messaggini e chiamate. Ci sono tanti software tra cui scegliere, per tutte le tasche e i livelli di difficoltà, anche gratis. 

Matrice di Eisenhower: uno strumento per gestire le priorità

Quando si tratta di definire la lista di cose da fare, sia che tu usi un software sofisticato o semplicemente carta e penna, l’importante è capire bene il contenuto

Per questo può venirti in aiuto la matrice di Eisenhower, uno schema che si dice venisse utilizzato dal 34esimo Presidente degli Stati Uniti. 

Si suddivide in 4 quadranti:

  • Urgente e importante: cosa da fare ora! Tutto quello che DAVVERO non può aspettare. Per esempio, se il tuo sito web è stato hackerato vorrai risolvere questo impiccio prima di decidere cosa pubblicare sui social il prossimo mese. 
  • Importante ma non urgente: tutte quelle cose che fanno andare avanti la tua attività ma non devono essere svolte immediatamente. Un esempio? Se c’è un errore di battitura su una pagina secondaria del tuo sito, potrai aspettare a sistemarlo quando avrai un momento libero. È importante apparire professionali, ma un piccolo errore non pregiudicherà certo l’impressione che avrà di te un potenziale cliente. 
  • Urgente ma non importante: tutto quello che idealmente è possibile delegare. Chi però è un libero professionista in Italia saprà che questo non è sempre possibile, quindi il mio suggerimento è ritagliare un blocco di tempo durante la giornata per sbrigare queste cose tutte insieme oppure cercare di automatizzare quanto più possibile le varie procedure per evitare di farle a mano. 
  • Né urgente né importante: qui si vanno a inserire tutte quelle cose che puoi fare a tempo perso o quando hai finito tutte le altre e non ne hai di nuove. O anche quelle cose che puoi fare mentre aspetti che il call center risponda, mentre sei in fila alle poste e così via, l’importante, in questo caso, è che siano compiti abbastanza banali a cui non devi dedicare troppa attenzione. 

Affinché la matrice funzioni, devi essere brutalmente onesto rispetto alla tua lista di cose da fare e valutarne l’effettiva urgenza con obiettività. Potrai non riuscirci alla prima, ma pian piano cambierai mentalità usandola. 

Spero tu possa fare tesoro di questi consigli e applicarli nella tua vita quotidiana: non è sempre facile e occorre tanto impegno però ti posso assicurare che il gioco vale la candela! 

Se le parole di Giorgia ti risuonano in qualche modo, hai voglia di approfondire l’argomento o di aggiungere la tua esperienza in merito, ti aspettiamo online su Instagram domenica 28 marzo per una diretta in tandem. A presto!

Leave a reply